Zarządzanie: Wyszukiwarka, edycja i usuwanie intencji

Moduł zarządzania intencjami w systemie Parafio oferuje zaawansowane narzędzia do wyszukiwania, edycji i usuwania intencji. Dzięki tym funkcjom możesz efektywnie zarządzać wszystkimi intencjami w systemie, niezależnie od ich rodzaju czy statusu.

Wyszukiwarka intencji

Wyszukiwarka intencji to potężne narzędzie do znajdowania konkretnych intencji w systemie. Umożliwia filtrowanie i wyszukiwanie intencji według różnych kryteriów.

Dostęp do wyszukiwarki

Aby otworzyć wyszukiwarkę intencji:

1. W głównym menu kliknij Intencje terminowe
2. Wybierz Wyszukiwarka intencji
3. Zobaczysz interfejs z filtrami i listą wyników

Filtry wyszukiwania

Wyszukiwarka oferuje następujące filtry:

Filtry podstawowe

• Kiedy zgłoszona intencja:

  • Kiedykolwiek (domyślnie)
  • Możesz wybrać konkretny okres (dzień, tydzień, miesiąc, zakres dat)
  • Pozwala filtrować intencje według daty ich zgłoszenia

• Kiedy Msza Święta:

  • Bieżący rok (domyślnie)
  • Możesz wybrać konkretny okres (dzień, tydzień, miesiąc, zakres dat)
  • Pozwala filtrować intencje według daty odprawienia mszy

• Jaki status intencji:

  • Dowolny (domyślnie)
  • Zaakceptowana
  • Oczekująca na akceptację
  • Anulowana
  • Zrealizowana

• Jaki typ zgłoszenia:

  • Dowolny (domyślnie)
  • Zgłoszone online 🌐
  • Zgłoszone w parafii ⛪

• Wyszukaj tekst:

  • Pole tekstowe do wyszukiwania po treści
  • Wyszukuje w: zamawiającym, treści intencji, adresie e-mail, uwagach
  • Placeholder: "Zamawiający, intencja, e-mail, uwagi..."

Uruchamianie wyszukiwania

Po ustawieniu filtrów:

1. Kliknij przycisk "Wyszukaj" na dole sekcji filtrów
2. System wyświetli listę intencji spełniających kryteria wyszukiwania
3. Jeśli nie ma wyników, zobaczysz komunikat: "Brak intencji. Spróbuj zmienić kryteria wyszukiwania"

Zapisywanie zapytań jako widoków ulubionych

Wyszukiwarka pozwala na zapisanie często używanych zapytań jako widoków ulubionych.

Jak zapisać widok:

1. Ustaw odpowiednie filtry w wyszukiwarce
2. Kliknij przycisk "Zapisz jako widok ulubiony" (jeśli dostępny)
3. Wprowadź nazwę widoku (np. "Intencje z ostatniego miesiąca")
4. Kliknij "Zapisz"

Korzyści:

• Szybki dostęp do często używanych zapytań
• Oszczędność czasu — nie musisz za każdym razem ustawiać filtrów
• Możliwość udostępnienia widoków innym użytkownikom

Wyniki wyszukiwania

Po zastosowaniu filtrów zobaczysz listę intencji spełniających kryteria wyszukiwania.

Kolumny w wynikach:

• Data i godzina — kiedy intencja ma być odprawiona
• Ofiarodawca — imię i nazwisko osoby składającej intencję
• Treść intencji — krótki opis intencji
• Rodzaj mszy — typ nabożeństwa
• Status ofiary — opłacona/nieopłacona
• Celebrans — przypisany kapłan
• Akcje — przyciski do edycji, usunięcia, podglądu

Funkcjonalności:

• Sortowanie: Kliknij w nagłówek kolumny, aby posortować wyniki
• Paginacja: Jeśli wyników jest wiele, użyj paginacji do przechodzenia między stronami
• Eksport: Możesz wyeksportować wyniki do pliku Excel lub PDF

Edycja intencji

System Parafio oferuje pełną możliwość edycji intencji z zachowaniem historii zmian.

Dostęp do edycji

Intencję możesz edytować na kilka sposobów:

1. Z wyszukiwarki: Kliknij przycisk "Edytuj" przy intencji w wynikach wyszukiwania
2. Z grafiku: Kliknij w intencję w graficie intencji, a następnie "Edytuj"
3. Z listy intencji: Jeśli przeglądasz listę intencji, kliknij przycisk edycji

Pola do edycji

Podczas edycji intencji możesz zmienić:

• Dane ofiarodawcy:

  • Imię i nazwisko
  • E-mail
  • Telefon
  • Adres

• Dane intencji:

  • Data i godzina mszy
  • Rodzaj mszy (msza święta, nabożeństwo)
  • Treść intencji
  • Celebrans

• Status:

  • Status ofiary (opłacona/nieopłacona)
  • Status intencji (zaakceptowana, oczekująca itp.)

• Uwagi:

  • Uwagi duszpasterskie
  • Dodatkowe informacje

Historia zmian

System automatycznie zapisuje historię wszystkich zmian w intencji.

Informacje w historii:

• Data i godzina zmiany: Kiedy została wprowadzona zmiana
• Użytkownik: Kto wprowadził zmianę (podpis osoby edytującej)
• Zmienione pola: Jakie pola zostały zmienione
• Wartości: Stare i nowe wartości zmienionych pól

Dostęp do historii:

• W formularzu edycji intencji znajdziesz sekcję "Historia zmian"
• Kliknij, aby zobaczyć pełną historię wszystkich modyfikacji

Automatyczne powiadomienia

System automatycznie wysyła powiadomienie e-mail do wiernego, gdy intencja zostanie zmieniona.

Co zawiera powiadomienie:

• Informacja o zmianie intencji
• Szczegóły zmian (co zostało zmienione)
• Aktualne dane intencji
• Kontakt do kancelarii (jeśli wierny ma pytania)

Kiedy wysyłane:

• Po każdej edycji intencji
• Tylko jeśli wierny ma podany adres e-mail
• Możesz wyłączyć powiadomienia dla konkretnej edycji (opcjonalnie)

Zapisanie zmian

Po wprowadzeniu zmian:

1. Sprawdź, czy wszystkie dane są poprawne
2. Kliknij przycisk "Zapisz" lub "Zapisz i wyślij powiadomienie"
3. System zapisze zmiany i zaktualizuje intencję
4. Jeśli wybrałeś opcję powiadomienia, wierny otrzyma e-mail z informacją o zmianach

Usuwanie intencji

System oferuje dwustopniową logikę usuwania intencji: anulowanie i archiwum.

Anulowanie intencji

Anulowanie intencji oznacza, że intencja nie będzie już odprawiona, ale pozostaje w systemie jako anulowana.

Kiedy anulować:

• Wierny zrezygnował z intencji
• Intencja została przeniesiona do innej parafii
• Wystąpił błąd przy dodawaniu intencji
• Intencja została przekazana do innej parafii

Proces anulowania:

1. Znajdź intencję w wyszukiwarce lub graficie
2. Kliknij przycisk "Anuluj" lub "Usuń"
3. Wybierz powód anulowania z listy:
   • Przeniesienie do innej parafii
   • Błąd przy dodawaniu
   • Przekazanie do innej parafii
   • Rezygnacja wiernego
   • Inny powód (możesz wpisać własny)
4. Wprowadź uwagi (opcjonalnie)
5. Kliknij "Anuluj intencję"

Efekty anulowania:

• Intencja zostaje oznaczona jako anulowana
• Zostaje usunięta z grafiku (nie jest już widoczna w planowanych mszy)
• Pozostaje w systemie w archiwum anulowanych intencji
• Możesz ją przywrócić, jeśli to konieczne

Archiwum intencji

Archiwum to miejsce, gdzie przechowywane są wszystkie anulowane intencje.

Dostęp do archiwum:

• W wyszukiwarce intencji wybierz filtr "Anulowane"
• Zobaczysz wszystkie anulowane intencje

Funkcjonalności archiwum:

• Przeglądanie: Możesz przeglądać wszystkie anulowane intencje
• Przywracanie: Możesz przywrócić anulowaną intencję (wróci do grafiku)
• Eksport: Możesz wyeksportować archiwum do pliku Excel lub PDF
• Wyszukiwanie: Możesz wyszukiwać w archiwum używając filtrów

Trwałe usuwanie

Trwałe usuwanie intencji jest możliwe tylko w określonych przypadkach i wymaga uprawnień administratora.

Uwaga: Trwałe usuwanie jest nieodwracalne — intencja zostanie całkowicie usunięta z systemu.

Kiedy trwale usuwać:

• Intencja została dodana przez pomyłkę i nie powinna być w systemie
• Wymagane jest usunięcie z powodów prawnych (np. RODO)
• Intencja jest duplikatem

Proces trwałego usunięcia:

1. Znajdź intencję w systemie
2. Kliknij przycisk "Trwale usuń" (tylko dla administratorów)
3. Potwierdź usunięcie — system poprosi o potwierdzenie
4. Wprowadź powód trwałego usunięcia
5. Kliknij "Usuń trwale"

Lista powodów anulacji

System oferuje następujące standardowe powody anulacji:

1. Przeniesienie do innej parafii — intencja została przeniesiona do innej parafii
2. Błąd przy dodawaniu — intencja została dodana przez pomyłkę
3. Przekazanie do innej parafii — intencja została przekazana do innej parafii
4. Rezygnacja wiernego — wierny zrezygnował z intencji
5. Inny powód — możesz wpisać własny powód

Dlaczego ważne:

• Pomaga w analizie przyczyn anulacji intencji
• Ułatwia rozliczenia finansowe
• Pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb wiernych
• Wymagane do celów księgowych i raportowych

Wskazówki od zespołu Parafio

• Regularne wyszukiwanie: Używaj wyszukiwarki do regularnego przeglądania intencji — pomaga to w zarządzaniu i kontroli
• Zapisywanie widoków: Zapisz często używane zapytania jako widoki ulubione — oszczędza to czas
• Historia zmian: Sprawdzaj historię zmian intencji — pomaga to w rozwiązywaniu problemów i kontroli
• Powiadomienia: Informuj wiernych o zmianach intencji — zwiększa to zaufanie i przejrzystość
• Anulowanie zamiast usuwania: Zawsze anuluj intencje zamiast je trwale usuwać — zachowuje to historię i umożliwia przywrócenie
• Powody anulacji: Zawsze wybieraj odpowiedni powód anulacji — pomaga to w analizie i raportowaniu
• Archiwum: Regularnie przeglądaj archiwum anulowanych intencji — możesz znaleźć intencje, które można przywrócić
• Eksport danych: Regularnie eksportuj dane intencji — ułatwia to archiwizację i analizę