Wypominki: Baza roczna, listopadowa i drukowanie list
Moduł wypominek w systemie Parafio umożliwia kompleksowe zarządzanie wypominkami przez cały rok, ze szczególnym uwzględnieniem kampanii listopadowej. System oferuje narzędzia do gromadzenia danych o zmarłych, organizacji mszy zadusznych oraz drukowania list wypominkowych.
Dostęp do wypominek
Aby otworzyć moduł wypominek:
- W głównym menu kliknij Wypominki
- Wybierz Lista wypominek
- Zobaczysz interfejs z bazą wypominek i narzędziami do zarządzania
Baza roczna wypominek
Baza roczna to centralne miejsce, gdzie gromadzone są wszystkie wypominki przez cały rok liturgiczny.
Charakterystyka bazy rocznej
- Lista wypominek: System przechowuje wszystkie zamówione wypominki
- Dane zmarłych: Informacje o zmarłych (imię, nazwisko, treść intencji)
- Dane zamawiającego: Informacje o osobie zamawiającej wypominki (imię, nazwisko, email, telefon, adres)
- Ofiary: Kwoty ofiar złożone za wypominki
- Data zgłoszenia: Data i godzina zamówienia wypominek
Zarządzanie bazą roczną
Dodawanie wypominek
Ważne: Wypominki można dodać tylko przez formularz online dla wiernych. Nie ma możliwości ręcznego dodawania wypominek w panelu administracyjnym.
Jak wierni mogą zamówić wypominki:
- Wierni wypełniają formularz online dostępny pod adresem wskazanym w Ustawienia → Wypominki
- Po wypełnieniu formularza wypominka automatycznie pojawia się w liście wypominek
- Wszystkie zamówione wypominki są widoczne w module Wypominki → Lista wypominek
Link do formularza:
- Link do formularza wypominek znajduje się w Ustawienia → Wypominki → Adres formularza
- Możesz skopiować link i udostępnić go wiernym (strona WWW, media społecznościowe, ogłoszenia)
Szczegółowe informacje o konfiguracji formularza online znajdziesz w dokumentacji Wypominki online.
Przeglądanie wypominek
W module Wypominki → Lista wypominek możesz:
- Przeglądać wszystkie wypominki — zobaczysz listę wszystkich zamówionych wypominek
- Filtrować wypominki — według roku, typu wypominek oraz okresu daty zgłoszenia
- Sortować wypominki — według imienia i nazwiska, emailu, ofiary lub daty zgłoszenia
- Eksportować dane — do formatu Excel lub Word
Kampania listopadowa
Kampania listopadowa to specjalny okres (zwykle październik-listopad), kiedy parafia intensywnie zbiera wypominki na msze zaduszne.
Formularz online dla wiernych
To jedyny sposób dodawania wypominek do systemu. System oferuje formularz online, który wierni mogą wypełnić, aby zamówić wypominki.
Funkcjonalności formularza:
- Walidacja pól: System sprawdza poprawność wprowadzonych danych
- Wielokrotne zgłoszenia: Wierny może dodać wiele zmarłych w jednym formularzu
- Automatyczne powiadomienia: System wysyła potwierdzenie e-mail do wiernego
- Automatyczne dodanie do listy: Po wypełnieniu formularza wypominka automatycznie pojawia się w liście wypominek
Konfiguracja formularza:
Link do formularza oraz wszystkie ustawienia znajdują się w Ustawienia → Wypominki. Możesz tam:
- Skopiować adres formularza
- Skonfigurować rodzaje wypominek (Listopadowe, Roczne)
- Dodać opis nad formularzem
- Ustawić kwoty darowizny
- Włączyć/wyłączyć formularz dla wiernych
Szczegółowe informacje o konfiguracji formularza znajdziesz w dokumentacji Wypominki online.
Proces weryfikacji wypominek
Krok po kroku:
- Otrzymanie zgłoszenia: Wypominka pojawia się w systemie w liście wypominek
- Weryfikacja danych: Sprawdź poprawność danych (imię i nazwisko zamawiającego, treść intencji) w liście wypominek
- Kontakt z wiernym (jeśli potrzeba): Skontaktuj się z wiernym e-mailem lub telefonicznie, aby potwierdzić dane
- Eksport do Excel/Word: Użyj eksportu do Excel lub Word, aby przygotować listę wypominkową do druku
Eksport list wypominkowych
System umożliwia eksport list wypominek do formatów, które można wykorzystać do przygotowania list wypominkowych na msze zaduszne.
Eksport do Excel
Możesz eksportować listę wypominek do formatu Excel:
- W module Wypominki → Lista wypominek użyj filtrów, aby wybrać wypominki do eksportu (rok, typ wypominek, okres daty zgłoszenia)
- Kliknij przycisk "Eksportuj listę do Excela"
- Plik Excel zostanie pobrany z wszystkimi danymi wypominek
Zastosowanie:
- Dalsza edycja i formatowanie w Excelu
- Przygotowanie list wypominkowych do druku
- Analiza i archiwizacja danych
Eksport do Word
Możesz eksportować listę wypominek do formatu Word:
- W module Wypominki → Lista wypominek użyj filtrów, aby wybrać wypominki do eksportu
- Kliknij przycisk "Eksportuj do Word"
- Plik Word zostanie pobrany z danymi wypominek
Zastosowanie:
- Przygotowanie list wypominkowych do druku
- Formatowanie tekstu przed wydrukiem
- Dodatkowe edycje i modyfikacje
Integracja z innymi modułami
Wskazówki od zespołu Parafio
- Regularne sprawdzanie: Regularnie sprawdzaj nowe wypominki w liście — wszystkie wypominki trafiają tam automatycznie po zamówieniu przez formularz online
- Weryfikacja danych: Zawsze weryfikuj dane wypominek przed przygotowaniem list — szczególnie podczas kampanii listopadowej
- Filtrowanie: Używaj filtrów (rok, typ wypominek, okres daty zgłoszenia) do wyboru wypominek do eksportu
- Sortowanie: Wykorzystuj sortowanie według kolumn, aby uporządkować wypominki przed eksportem
- Formularz online: Promuj formularz online dla wiernych — ułatwia to zbieranie wypominek
- Eksport z wyprzedzeniem: Przygotowuj listy wypominkowe z wyprzedzeniem — eksportuj dane do Excel lub Word i sformatuj je przed drukiem
- Eksport: Regularnie eksportuj dane wypominek — ułatwia to archiwizację i analizę